Wielokrotnie zdarza się, że jedna ze stron postępowania nie ma swojej siedziby na terytorium RP. Aktualny stan prawny w tym zakresie tworzy rozporządzenie Nr 1393/2007 Parlamentu Europejskiego i Rady z 13.11.2007 r. dotyczące doręczania w państwach członkowskich dokumentów sądowych i pozasądowych w sprawach cywilnych i handlowych (doręczanie dokumentów) oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1348/2000 (Dz.Urz. UE L Nr 324, s. 79). Nowego rozporządzenia dotyczy sprostowanie: Dz.Urz. UE L Nr 292 z 10.11.2009 r., s. 48).
Co istotne, przepisy te mają zastosowanie zarówno wtedy, gdy (na przykładzie naszego państwa) zarówno obywatel Polski pozywa podmiot zagraniczny, jak i gdy obywatel Polski jest przez podmiot zagraniczny pozwany.
Co do zasady, jeżeli pozwany nie ma miejsca zamieszkania lub siedziby w Polsce, pozew musi być doręczony zgodnie z przepisami prawa państwa, w którym znajduje się miejsce zamieszkania lub siedziba pozwanego. W przypadku państw członkowskich Unii Europejskiej przetłumaczony pozew jest wysyłany przez sąd do agencji przyjmującej właściwej do dokonywania doręczeń w tym państwie członkowskim.
Co jednak w sytuacji, gdy otrzymamy pozew zagraniczny, który nie został przetłumaczony? Wbrew pozorom, sytuacje takie mają miejsce w praktyce i niekiedy mogą mieć daleko idące skutki, np. w postaci wydania wyroku zaocznego, w sytuacji gdy nie ustosunkujemy się do twierdzeń zawartych w pozwie, mimo iż, z przyczyn obiektywnych, nie mogliśmy się z nimi zapoznać.
Sytuację taką reguluje art. 8 ust. 1 w/w rozporządzenia. Zgodnie z tym przepisem, jednostka przyjmująca informuje adresata na standardowym formularzu, zawartym w załączniku II o możliwości odmowy przyjęcia doręczanego dokumentu w momencie doręczenia lub poprzez zwrócenie go w ciągu tygodnia do jednostki przyjmującej, jeżeli nie został on sporządzony w jednym z języków określonych poniżej ani nie dołączono do niego tłumaczenia na jeden z następujących języków: język, który adresat rozumie; lub język urzędowy państwa członkowskiego, do którego adresowane są dokumenty, lub jeżeli w tym państwie członkowskim jest kilka języków urzędowych – język urzędowy lub jeden z języków urzędowych miejsca, w którym ma nastąpić doręczenie.
W wypadku wskazanym powyżej, w świetle dalszych przepisów pismo podlega zwrotowi nadawcy, który w celu prawidłowego doręczenia, powinien zlecić sporządzenie tłumaczenia. W takim przypadku, za datę doręczenia pisma przyjmuje się datę doręczenia pisma wraz z tłumaczeniem (choć są od tej zasady wyjątki wskazane w rozporządzeniu).
W praktyce, rzadko kiedy zdarza się, abyśmy mogli zapoznać się z treścią pisma od razu w momencie doręczenia. Istotne jest wiec, aby w podobnych przypadkach pamiętać o tygodniowym terminie, w ciągu którego pismo możemy do placówki pocztowej zwrócić.
Warto tutaj zwrócić jeszcze uwagę na dość świeże orzeczenie Trybunału Sprawiedliwości UE, a to: Wyrok Trybunału Sprawiedliwości z dnia 2 marca 2017 r., sygn. akt C-354/15, w którym to zawarto dwie istotne tezy dotyczące tej tematyki:
1) „Rozporządzenie (WE) nr 1393/2007 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 13 listopada 2007 r. dotyczące doręczania w państwach członkowskich dokumentów sądowych i pozasądowych w sprawach cywilnych i handlowych (doręczanie dokumentów) oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1348/2000 (Dz.Urz. UE L z 2007 r. Nr 324, str. 79 ze zm.) należy interpretować w ten sposób, że stoi ono na przeszkodzie przepisom prawa krajowego takim jak te rozpatrywane w postępowaniu głównym, zgodnie z którymi, w wypadku gdy dokument sądowy doręczony pozwanemu mającemu miejsce zamieszkania na terytorium innego państwa członkowskiego nie został sporządzony w języku zrozumiałym przez pozwanego bądź w wymaganym języku urzędowym państwa członkowskiego, do którego przekazywany jest dokument, bądź – jeśli w tym państwie członkowskim funkcjonuje kilka języków urzędowych – w języku urzędowym lub w jednym z języków urzędowych miejsca, w którym ma nastąpić doręczenie, lub do tego dokumentu sądowego nie dołączono tłumaczenia na któryś z powyższych języków, brak standardowego formularza znajdującego się w załączniku II do tego rozporządzenia powoduje bezskuteczność omawianego doręczenia, nawet jeśli ta bezskuteczność musi zostać podniesiona przez owego pozwanego w określonym terminie lub na początku postępowania sądowego i to przed podjęciem jakiejkolwiek obrony co do istoty sporu. Rozporządzenie to wymaga natomiast, aby taki brak został naprawiony zgodnie z przepisami w nim ustanowionymi poprzez przekazanie zainteresowanemu standardowego formularza znajdującego się w załączniku II do rzeczonego rozporządzenia”
2) „Rozporządzenie (WE) nr 1393/2007 należy interpretować w taki sposób, że doręczenie drogą pocztową dokumentu wszczynającego postępowanie jest skuteczne, nawet jeśli:
• potwierdzenie odbioru listu poleconego zawierającego dokument doręczany jego adresatowi zostało zastąpione innym dokumentem, pod warunkiem że ten inny dokument zapewnia równoważną gwarancję w zakresie udzielanych informacji i dowodów. Do sądu rozpatrującego sprawę w państwie członkowskim pochodzenia dokumentu należy upewnienie się, że adresat otrzymał dany dokument w takich warunkach, w których jego prawo do obrony zostało poszanowane;
• doręczany dokument nie został przekazany adresatowi osobiście, pod warunkiem że został przekazany osobie dorosłej znajdującej się w pomieszczeniach zamieszkiwanych przez tego adresata, będącej bądź członkiem jego rodziny, bądź pracującą dla niego osobą. W odpowiednim przypadku do rzeczonego adresata należy wykazanie za pomocą wszystkich dowodów dopuszczalnych przed sądem rozpatrującym sprawę w państwie członkowskim pochodzenia dokumentu, że nie mógł faktycznie dowiedzieć się o wszczętym przeciwko niemu postępowaniu sądowym w innym państwie członkowskim, czy też zidentyfikować przedmiotu i podstawy powództwa lub też dysponować wystarczającym czasem do przygotowania swojej obrony.”